작업을 효율화하는 방법 7 가지

작업을 효율화하는 방법 7 가지

최근 일이 바빠서 작업을 일정대로 끝낼 수없는 나날을 보내고 있었습니다. 이대로라면 잔업 시간이 증가하고 블로그를 쓰는 시간을 확보 할 수없는... 초조 해지더군요. 그래서 한 번 나의 업무 방식에 대해 검토하기로 결정했습니다. 그 결과, 업무를 효율화하기위한 몇 가지 방법이 보이더군요.

이번 기사에서는 이 모든 것을 실천 한 결과, 극적으로 효율이 개선된 방법 7 가지를 알려드립니다.

작업을 효율화하는 방법 7 가지

1) 2 분 규칙   

우선 첫 번째는 "2 분 규칙" 입니다. 말만 들어도 무슨 의미인지 모르겠지요? "2 분 규칙"이라 함은 2 분 이내에 가능한 작업은 뒷전으로하지 않고 발생한 순간에 해내 버리는 것 입니다. 예를 들어, 메일 회신 등이 적용 되겠네요. 2 분 안에 마무리 할 수 있는 작업을 뒷전으로하여 일어날 수 있는 여러 위험요인들을 감안할 때, 발생하는 순간에 손을 대어 처리해 버리는 것이 좋습니다.   

아무리 바쁜 상황이라도 2 분 정도면 다른 작업에 할애해도 거기까지 큰 영향은 나오지 않을 것입니다. 그러나 클라이언트에 메일 회신을 잊어 버린 경우, 진행은 단지 2 분 늦어지는 것이지만... 더 큰 악영향을 초래하게됩니다. 이상의 이유로 2 분 이내에 끝나는 작업은 발생한 순간에 끝내 버리는 것을 추천합니다.

 

2) 통근 열차의 생활   

계속해서 아침에 할 수있는 작업 효율성입니다. 그것은 한마디로 통근 중에 하루 일정을 정리해 두는라는 것 입니다. 여기에는 두 가지 목적이 있습니다. 하나는 하루의 일정에서 낭비를 없애기 위해서 입니다. 미리 하루의 일정을 정리 한 상태로 일에 임하는 것이 작업의 속도가 크게 달라집니다.

하나의 작업이 끝날 때마다 다음 작업을 생각하게 되면 시간을 낭비하게됩니다. 통근 중에 작업을 정리해두면 출근 후 그것을 해내가는 것만으로 끝납니다. 어느 쪽이 효율적인지 일목요연하네요. ^^  

다른 하나는, 만원 전철의 스트레스가 감소 될 것입니다. 도시 지역의 사람 밖에 알아주지 않을지도 모르지만, 도시의 아침 만원 전철에 의한 스트레스라는건 경험해보신분들은 다 아시죠? 어느 통계는 전장의 병사들과 만원 전철에 타는 사람의 스트레스가 같은 정도라고도 하니...

그런 힘든 상황에서 도피하기 위해 일정 정리에 대한 의식을 바꿔나가 봅시다. 조금 체감 시간이 단축 될지도 몰라요.


3) 먼저 종료   

Facebook의 창업자 마크 저커버그 말에 "Done is better than perfect"라는 것이 있습니다. 의미는 "완벽을 목표로 하기 보다는 우선 끝내라" 는 것이네요. 작업을 진행할 때 하나 하나를 완벽하게하지 않으면 먼저 제안하지 않는 사람도 있지요. 완벽을 추구하면 하나의 작업에 시간을 너무 할애하면 전체 진행이 늦어 버리는 경향도 있으니 유념해야겠습니다.

작업을 실시하는데 실수를 줄이기 위해 위험 회피는 중요합니다. 그러기 위해서는 먼저 끝낼 시간의 여유를 갖는 것이 중요합니다. 우선 70 % 정도의 퀄리티로 한 번 작업을 완료 한 후 점차적으로 완벽하게 접근 해 갑니다. 이것이 가능한 비즈니스맨의 업무 방식입니다.
  

4) 보고는 결론에서   

대부분의 직장 생활에서 "보고"가 특히 중요하다고 생각합니다. 이유는 보고의 질은 업무 효율에 큰 영향을 미치기 때문 입니다. 보고는 상대방이 이해하기 쉽도록 세심한주의를 기울여야합니다. 이를 위해 우선 결론부터 이야기를하고 그 입도를 점점 가늘게 해 나가면 알기 쉽습니다.

이것이 가능하지 않으면 "즉, 무슨 일?"라는 질문이 늘어 불필요한 생각과 교환이 생깁니다. 이것은 자신뿐 아니라 상대방의 시간도 낭비 해 버리는 최소한의 행위 입니다. 조심합시다.
  

5) 일정은 항상 30 % 제쳐두자  

작업은 갑자기 발생하는 것입니다. 그럴 때는 하루 일정을 정리 해놓았더라도 새로 발생한 작업을 해내는 시간을 확보 할 수 없습니다. 그런 상황을 방지하기 위해 1 일 일정을 짤 때 항상 30 % 정도 여유 시간을 확보 해 둡시다. 뭔가 급한 작업이 발생하면 그 시간에 대응하여 발생하지 않으면 다른 작업 처리에 충당합시다.
 

6) 작업을 동시에 진행 하지 않는다   

작업이 여러있을 때 그만 동시에 처리하는 경향이 있지 않습니까? 이것은 압도적으로 비효율적입니다. 작업은 하나씩 잡아 나가는 것이 제일 입니다. 진행하고 있는 작업을 자주 전환하면 어? 이 작업은 어디까지 진행되었나? 이런 상황이 되는 순간이 약간 발생하게됩니다.

한번의 전환시에 발생하는 시간은 불과하지만, 먼지도 쌓이면 산이됩니다. 긴 안목으로 보면 상당한 시간을 낭비 해 버리므로 주의합시다.
 

7) MTG는 서서하자   

마지막은 MTG의 진행 방식에 대한것입니다. 보통의 MTG를 진행하면, 원래대로라면 20 분에 끝나는 내용을 1 시간에 걸쳐 버리는 장면은 흔하죠. 대부분의 직장인이라면 다들 경험해보셨잖아요? 저것 이야말로 최대의 시간 낭비입니다. 20 분에 끝나는 내용은 20 분에서 끝냅시다.  

이를 위해 저는 권장하고있는 것이 서서하는 MTG. 모두 서서 계속하고 싶은 사람은 없겠지요. 그러므로 참가자 전원에게 빨리 끝내자라는 공통 인식이 생깁니다. 쓸데없는 상호 작용이 감소되며 최소한의 내용으로 MTG를 끝낼 수 있기 때문에, MTG은 꼭 서서합시다.
 

정리   

어땠습니까? 저는 실제로 일을하는 데 위 7가지 내용을 토대로 적용하고 있으며, 당신도 이 내용을 참고하여 적용해보세요. 당신의 업무 효율화에 도움이됩니다. 꼭 도전 해보세요.