그룹웨어 : 장점 종류 및 유형 가이드

그룹웨어는 집, 사무실, 호텔 및 기타 원격 공동 작업과 같이 서로 다른 위치에 있는 사람들이 함께 작업할 수 있도록 도와주는 프로그램 모음입니다. 여기에는 동기화된 캘린더, 콘텐츠 관리 시스템, 공유 데이터베이스, 화상 회의 플랫폼, 내부 및 외부 이메일 시스템과 같은 프로그램이 포함될 수 있습니다. 

 

그룹웨어 : 도입전 알아야 할 것들이 있다.

또한 그룹웨어는 많은 조직에서 생산 프로세스를 구성하고 성공적으로 완료하는 데 사용하는 컴퓨터 지원 협력 작업 또는 CSCW라고 전문가가 부르는 더 큰 범주의 프로그램 및 컴퓨터 지원 장치의 필수적인 부분입니다.

 

 

 

사람들 간의 협업 수준에 따라 그룹웨어를 세 가지 범주로 나눌 수 있습니다.

 

의사소통

통신은 조직화되지 않았지만 여전히 정보 교환을 허용하는 프로그램을 말합니다. 이는 시스템이 존재할 수 있지만 조직이 특정 목표를 지원하는 방식으로 시스템을 제한하거나 제어하지 않는다는 것을 의미합니다. 

이러한 유형의 프로그램의 구체적인 예로는 전화 통화 및 인스턴트 메신저(IM) 채팅 프로그램이 있습니다. 

조직에서 이러한 시스템을 하나의 목표로 구성하지 않을 수 있지만 조직이 다양한 프로젝트에 대한 정보를 공유하는 데 도움이 될 수 있기 때문에 여전히 유용합니다. 예를 들어, 하나의 IM 채팅 프로그램은 소프트웨어 개발자를 위한 채널과 인적 자원을 위한 하나의 채널을 지원할 수 있습니다.

 

협동

그룹웨어의 다음 계층은 공동 목표를 지원하는 대화식 작업을 의미하는 협업입니다. 이는 프로그램 사용자가 일반적으로 하나의 프로젝트에서 함께 작업하여 프로젝트의 동일한 부분에서 작업하기 위해 기술을 함께 사용한다는 것을 의미합니다. 투표, 브레인스토밍 또는 팀 구성원의 만족도 측정을 허용하는 시스템은 모두 협업 그룹웨어의 예입니다. 

 

 

 

이러한 프로그램은 하나의 프로젝트에서 여러 사용자를 지원할 수 있는 유연성을 제공하므로 보다 효율적인 작업 프로세스, 팀 구성원 간의 빠른 의사 소통 및 전체 프로젝트 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

 

조정

그룹웨어의 마지막이자 가장 복잡한 계층은 조정입니다. 조정은 공유 목표를 향한 복잡하고 상호 의존적인 작업에 대한 용어입니다. 즉, 프로그램 사용자는 일반적으로 프로젝트의 전반적인 성공에 기여하는 자신의 사소한 작업을 수행합니다. 

예를 들어, 여러 작가, 편집자 및 품질 보증 분석가가 클라이언트에 대한 특정 할당량을 충족하기 위해 서로 다른 기사 및 작업에 대해 작업할 수 있도록 하는 시스템이 조정입니다. 이러한 시스템은 많은 고품질 제품을 동시에 대량 생산하기 위해 커뮤니케이션 및 협업 요소를 통합할 수 있습니다.

 

그룹웨어의 장점

그룹웨어 프로그램을 사용하면 여러 가지 이점이 있습니다. 

첫 번째는 여러 사무실 위치를 설정할 수 있는 가능성을 허용하므로 조직에서 작업을 수행하고 프로젝트를 지원하기 위해 다양한 전문가 팀을 만들 수 있습니다. 또한 이 동일한 이점을 확장하여 조직을 분산하는 기능을 포함하여 훨씬 더 넓은 지역에서 전문가를 찾고 집이나 다른 원격 위치에서 작업을 지원할 수 있습니다. 

 

 

 

이를 통해 조직은 직원을 위한 사무실 공간, 기술 및 사무 장비와 같은 항목에 대한 비용과 물리적 위치와 관련된 기타 비용을 절약할 수 있습니다.

두 번째 이점은 특히 협업 및 조정 계층에서 일부 그룹웨어 프로그램이 여러 작업, 전문가, 팀 및 프로젝트를 동시에 관리하는 방법을 만들 수 있다는 것입니다. 이는 조직의 모든 수준에서 목표를 더 쉽게 이해하는 데 기여할 수 있습니다. 

즉, 조직의 모든 수준의 전문가가 자신의 역할을 알고 자신의 작업을 달성하고 초과 달성하기 위해 노력할 수 있음을 의미합니다. 조직의 여러 수준에서 목표를 이해하면 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 

모든 사람이 자신이 하는 일을 이해하고 자신의 업무를 통해 직장 문화에 기여하고 싶어하는 이유를 이해하고 있다고 느끼기 때문입니다.

 

그룹웨어의 종류

사용 중인 그룹웨어 프로그램의 계층에 관계없이 아래에 자세히 설명된 두 가지 주요 유형의 프로그램이 있습니다.

비동기

비동기식 그룹웨어 프로그램은 사용자가 다른 시간에 프로젝트에 기여할 수 있는 시스템입니다. 여기에는 이메일, 프로젝트 대기열, 공동 작성 시스템 및 파일 공유 시스템과 같은 시스템이 포함될 수 있습니다. 

 

 

 

비동기식 그룹웨어 시스템 사용의 이점에는 지리적 위치가 워크플로를 방해하지 않기 때문에 사람들이 프로젝트에서 작업할 수 있는 시간을 최대화하는 기능, 개인 정보가 프로젝트에 중요할 때 프로젝트에 대해 익명으로 작업할 수 있는 기능 및 전체 금액 증가가 포함됩니다. 

전문가가 인터넷에 연결된 모든 위치에서 언제 어디서나 액세스할 수 있기 때문에 프로젝트에서 수집할 수 있는 데이터의 양.

동기

동기식 그룹웨어 프로그램은 사용자가 실시간으로 프로젝트에 기여할 수 있는 시스템입니다. 여기에는 화상 회의, 라이브 채팅방, 공유 화이트보드 및 투표와 같은 그룹 의사 결정 시스템과 같은 시스템이 포함될 수 있습니다. 

동기식 그룹웨어를 사용하면 조직이 작업 생성 및 관리 속도를 높이는 데 도움이 되는 실시간 공동 작업 기능이 있다는 이점이 있습니다. 

또한 여러 팀의 전문가 간의 빠른 회의가 가능하고 동시에 여러 전문가를 교육하는 동시에 지출해야 하는 리소스의 수를 제한하고 조직의 전체 네트워크에서 전문가의 전반적인 컴퓨터 숙련도를 높일 수 있습니다.

 

 

 

 

그룹웨어 선택 및 구현 팁

다음은 조직에 그룹웨어를 선택, 설계 및 구현하는 데 도움이 되는 팁입니다.

 

1. 동기식, 비동기식 또는 두 종류의 그룹웨어가 필요한지 결정하십시오.
2. 그룹웨어 시스템에서 원하는 협업 계층을 결정하십시오.
3. 조직에 그룹웨어를 구현하는 비용과 이점에 대해 알아보십시오.
4. 그룹웨어를 고려하는 전반적인 동기를 고려하십시오.

참조